Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), das in Deutschland ab Juni 2025 vollständig in Kraft ist, werden Unternehmen und Organisationen verpflichtet, digitale Inhalte barrierefrei zugänglich zu machen. Dazu gehören auch PDFs. Aber was bedeutet das genau, warum ist es wichtig – und wie kannst du es umsetzen?

Was ist ein barrierefreies PDF?

Ein barrierefreies PDF ist ein Dokument, das so gestaltet ist, dass es von allen Menschen, unabhängig von Einschränkungen, genutzt werden kann. Das betrifft beispielsweise:

  • Blinde und Sehbehinderte, die Screenreader verwenden, um Texte vorgelesen zu bekommen.

  • Menschen mit motorischen Einschränkungen, die nur mit der Tastatur navigieren können.

  • Menschen mit kognitiven Einschränkungen, die klare und einfache Strukturen benötigen.

    Ein barrierefreies PDF enthält daher:

    • Lesbare Texte (keine gescannten Bilder von Text).

    • Eine logische Dokumentstruktur, erkennbar durch Überschriften, Listen und Absätze.

    • Alt-Texte für Bilder, die deren Inhalt beschreiben. Nähere infos zu Alt-Texte findest du hier (Link zum Blogartikel)

    • Tabellen mit klar definierten Kopfzeilen, um Screenreadern die Interpretation zu erleichtern.

Warum ist das wichtig?

Barrierefreiheit bedeutet Teilhabe. In einer zunehmend digitalen Welt können Menschen mit Einschränkungen ohne barrierefreie Inhalte von wichtigen Informationen ausgeschlossen werden. Zudem schreibt das BFSG vor, dass viele Unternehmen und öffentliche Stellen digitale Barrierefreiheit gewährleisten müssen – andernfalls drohen Bußgelder und Imageverluste.

Mehr dazu: Barrierefreie Webseiten, Onlineshops & Co.: Pflichten und Fristen

Schritt-für-Schritt-Anleitung für barrierefreie PDFs

1. Mit Microsoft Word starten

Microsoft Word bietet zahlreiche Tools, um ein Dokument von Anfang an barrierefrei zu gestalten.

  1. Dokument strukturieren:

    • Verwende die vorhandenen Formatvorlagen (z. B. „Überschrift 1“, „Überschrift 2“) für eine logische Gliederung.

    • Nutze Listen- und Tabellenformatierungen, anstatt Inhalte manuell zu gestalten.

  2. Bilder und Grafiken:

    • Klicke mit der rechten Maustaste auf ein Bild → „Alternativtext bearbeiten“.

    • Beschreibe präzise, was auf dem Bild zu sehen ist.

  3. Prüfen auf Barrierefreiheit:

    • Gehe auf „Überprüfen“ → „Barrierefreiheit überprüfen“.

    • Word zeigt dir alle Probleme und Lösungen an.

  4. PDF exportieren:

    • Wähle „Datei“ → „Speichern unter“ → „PDF“.

    • Aktiviere die Option „Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit erstellen“.

2. Mit Adobe InDesign

Wenn du professionelle Layouts gestaltest, hilft dir Adobe InDesign, barrierefreie PDFs zu erstellen.

  1. Struktur von Anfang an planen:

    • Nutze die Absatzformate (Überschriften, Listen) und weise sie konsequent zu.

    • Lege eine klare Lesereihenfolge in der „Artikel“-Palette fest.

  2. Alt-Texte hinzufügen:

    • Klicke auf ein Bild → Rechtsklick → „Objekt exportieren“ → „Alt-Text“ einfügen.

  3. Export Optionen einstellen:

    • Wähle „Datei“ → „Exportieren“ → „Adobe PDF (Interaktiv)“.

    • Aktiviere die Optionen „Tags für Barrierefreiheit“ und „Lesezeichen erstellen“.

Prüf-Tools und Add-ons für barrierefreie PDFs

Kostenlose Tools

  • PDF Accessibility Checker (PAC 3):Ein Schweizer Messer für die Barrierefreiheitsprüfung. Dieses kostenlose Tool zeigt dir genau, welche Elemente in deinem PDF barrierefrei sind und wo du nachbessern musst.Download: www.access-for-all.ch

  • Acrobat Reader:Mit der integrierten „Barrierefreiheitsprüfung“ kannst du PDF-Dokumente auf Probleme scannen lassen.

Add-ons und Plug-ins

  • PDFix.io (kostenlos) Mit diesem Tool können PDFs sowohl automatisch als auch manuell so konvertiert werden, dass sie barrierefrei und PDF/UA-konform sind.

  • AxesPDF for Word (kostenpflichtig, aber Testversion verfügbar):Automatisiert viele Schritte bei der Erstellung barrierefreier PDFs aus Word.

  • CommonLook PDF Validator:Ein Tool zur Überprüfung und Verbesserung von PDF-Dokumenten, besonders für Unternehmen geeignet.

PDF/UA – Der Standard für barrierefreie PDFs

Ein wichtiger Punkt bei der Erstellung barrierefreier PDFs ist die Einhaltung des internationalen Standards PDF/UA (Universal Accessibility). Dieser Standard ist in der ISO-Norm 14289-1 festgelegt und beschreibt, wie PDFs aufgebaut sein müssen, um vollständig barrierefrei zu sein.

Fazit

Barrierefreie PDFs sind nicht nur ein Zeichen von Inklusion, sondern auch eine gesetzliche Pflicht. Die Umsetzung ist einfacher, als du vielleicht denkst, wenn du die richtigen Tools und eine klare Struktur nutzt. Fang am besten gleich an und prüfe deine nächsten PDFs!

Mit uns zur barrierefreien Zukunft

Die Erstellung barrierefreier PDFs kann auf den ersten Blick komplex wirken, aber mit den richtigen Tools und Ansätzen ist es einfacher, als du denkst. Egal, ob du Fragen zu gesetzlichen Anforderungen, technischen Standards wie PDF/UA oder der Umsetzung in gängigen Programmen hast – wir von Euphorika stehen dir mit Rat und Tat zur Seite.

Reza